Los recordatorios de citas notifican a los clientes de las próximas citas programadas. Los recordatorios de citas de Kalix son totalmente personalizables, puede elegir cuándo se envían los mensajes de recordatorio, el método de mensajería utilizado (correo electrónico, mensaje de texto o texto a voz) y el contenido del mensaje de recordatorio en sí. Para enviar mensajes de texto y mensajes de texto a voz, debe comprar crédito prepagados.
Los recordatorios por correo electrónico son gratuitos. Para conocer acerca de los precios de la mensajería presione el botón de conozca más.
Kalix admite otro tipo de mensajería de citas, avisos de citas.
Estos mensajes se envían al crear una nueva cita. Así como cada vez que edite los detalles de una cita existente.
Hay cuatro pasos principales que deben completarse para enviar recordatorios automáticos desde su cuenta.
Contenido de este artículo:
Configuración de recordatorios de citas
Activar recordatorios
Personalizar mensajes de recordatorio
Introduzca los datos de contacto válidos del cliente y seleccione un método de recordatorio
Marque la casilla recordatorio en la pantalla Cita (automática)
Si se necesita una solución a problemas con el envío de recordatorios de citas, haga clic aquí.
Usuarios de EE. UU., Es importante que conozca la información actual sobre los recordatorios automatizados de Kalix y el cumplimiento de HIPAA, haga clic aquí para verlo.
1) Activar la mensajería
Antes de enviar mensajes de recordatorio de citas a través de Kalix, debe activar los recordatorios en su cuenta.
2) Personalizar mensajes de recordatorio
Kalix le permite ingresar mensajes de recordatorio personalizados. Usando campos de combinación (Merge Fields), Kalix llenará cada mensaje de recordatorio con la información específica de la cita del cliente antes de enviarlo.
Para personalizar sus mensajes de recordatorio de citas, haga clic en Mensajería en la barra de menú superior. Luego desplácese hacia abajo hasta Mensajes automatizados y haga clic en editar plantillas de mensajes para cada recordatorio.
Kalix le permite ingresar un mensaje de recordatorio diferente para cada método de recordatorio (correo electrónico, SMS y texto a voz). Haga clic en el método de recordatorio aplicable para el que desea ingresar un mensaje, como se muestra a continuación.
Mensajes de recordatorio por correo electrónico
Kalix le permite personalizar su mensaje de recordatorio de correo electrónico de varias maneras diferentes:
Introduzca un asunto de correo electrónico en el campo de asunto del correo electrónico. Este será el texto que aparece como asunto enh todos los mensajes de recordatorio por correo electrónico.
Ingrese su propio mensaje de recordatorio de cita escribiendo en el campo de mensaje de correo electrónico.
Formatee la apariencia del mensaje de correo electrónico (por ejemplo, agregue negritas, cursivo, encabezados, itálicas, numeración y tablas) utilizando la barra de formato.
Agregue imágenes pequeñas, por ejemplo, el logotipo de su negocio en el mensaje, haga clic aquí para obtener más detalles.
Ingrese los campos de combinación (Merge Fields) , Kalix usará estos campos de combinación para completar automáticamente la información específica del cliente y la cita. Consulte la sección Combinar campos a continuación para obtener más información.
Citas virtuales (telemedicina)
Si el recordatorio de la cita es para una cita virtual (telemedicina), Kalix agregará automáticamente información sobre cómo conectarse a la reunión (incluido el enlace de la reunión y el código de acceso)
Respuestas de los Clientes
Los clientes pueden responder a mensajes de recordatorio por correo electrónico. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando se reciba la respuesta de un cliente.
Mensajes SMS (texto)
Kalix le permite personalizar su mensaje de recordatorio SMS (texto) de varias maneras diferentes:
Ingrese su propio mensaje de recordatorio de cita escribiendo en el campo recordatorios por SMS.
Ingrese los campos de combinación (Merge Fields) en el mensaje SMS, Kalix usará estos campos de combinación para completar automáticamente la información específica del cliente y la cita. Para conocer más de los Campos de combinación o "Merge Fields" haga clic aqui.
Respuestas de los clientes
Las citas se pueden confirmar si el cliente ha respondido con Y o SÍ al SMS. Las citas se pueden cancelar si el cliente ha respondido con N o NO.
Mensajes de texto a voz
Kalix le permite personalizar su mensaje de recordatorio de texto a voz de varias maneras diferentes:
Ingrese su propio mensaje de recordatorio de cita escribiendo en el campo de mensaje de texto a voz.
Elija el acento y el género de la voz. Haga clic aquí para más detalles.
Elija las respuestas del cliente que se incluirán como opciones de menú al final del mensaje.
Respuestas de los clientes
Los recordatorios de texto a voz se pueden enviar a teléfonos y celulares. Las respuestas de los clientes también se pueden incluir como opciones de menú al final del mensaje, los clientes hacen su elección ingresando el número correspondiente en el teclado del teléfono. Puede elegir cuál de las respuestas del cliente se incluye en su mensaje seleccionando las casillas de verificación correspondientes en Respuestas del cliente (como se muestra a continuación). Las respuestas disponibles de los clientes incluyen:
Confirmar cita: el estado de la cita de la cita específica se actualizará a confirmada.
Cancelar cita: el estado de la cita específica se actualizará a cancelado. Haga clic aquí para obtener más información sobre el estado de la cita.
Conéctese al número de teléfono: la llamada telefónica de texto a voz se conectará a su número de teléfono. Introduzca el número al que desea que se conecte el mensaje de texto a voz en el campo Número de retorno como se muestra a continuación.
Finalizar llamada telefónica: hará que finalice el mensaje de texto a voz.
Repetir mensaje: repetirá el mensaje de texto a voz.
Los recordatorios de texto a voz también detectan la respuesta por los contestadores automáticos o grabadoras de mensajes (experimental).
Combinar Campos (Merge Fields)
Los campos de combinación de recordatorios automatizados permiten que la información específica del cliente y la cita se agregue automáticamente a cada mensaje de recordatorio. Los campos de combinación funcionan de manera similar a los campos de combinación de correspondencia en documentos de Word. Agregue el campo de combinación a la posición en el mensaje de recordatorio que desea que se coloquen los detalles.
Campos de combinación permitidos
Detalles de la cita: ingresa la hora y la fecha de la cita. Kalix obtiene esta información de los detalles de la cita correspondiente (pantalla Editar/Nueva cita). Para incluir los detalles de la cita en el mensaje de recordatorio de la cita, escriba [APPOINTMENT].
Nombre del cliente: introduce el nombre del cliente. Kalix obtiene esta información del campo de nombre dado en la página Detalles del cliente correspondiente. El cliente también debe estar vinculado a la cita correspondiente (como se muestra a continuación). Para incluir el nombre del cliente en el mensaje de recordatorio de cita, escriba [CLIENTFIRSTNAME]. Para obtener más información sobre la página de detalles del cliente, haga clic aquí. Nota: el nombre del cliente solo se incluye en el mensaje de recordatorio de cita por razones de seguridad y privacidad.
Nombre del proveedor: ingresa el nombre y apellido del proveedor que está llevando a cabo la cita. Kalix obtiene esta información de los campos nombre y apellido de la página Mis detalles. El proveedor también debe ser seleccionado en el campo clínico de la pantalla Editar / Nueva cita (como se muestra a continuación). Para incluir el nombre del proveedor en el mensaje de recordatorio de la cita, ingrese [CLINICIAN].
Número de teléfono del proveedor: agrega el número de teléfono de contacto (desde su página Mis datos) para que el médico que realiza la cita ingrese [CLINICIANPHONE].
Tipo de cita: introduce el tipo de cita. Kalix obtiene esta información de los detalles de la cita correspondiente (pantalla Editar/Nueva cita). Para incluir el tipo de cita en el mensaje de recordatorio de cita, escriba [APPOINTMENTTYPE].
Nombre de la ubicación de la cita: añada el nombre de la ubicación en la que se está llevando a cabo la cita. Kalix obtiene esta información del campo nombre de ubicación en la sección Ubicaciones de la página Detalles de la organización (en Configuración). La ubicación de la cita también debe seleccionarse en el campo de ubicación de la pantalla Editar/Nueva cita (como se muestra a continuación). Para incluir el nombre de la ubicación en el mensaje de recordatorio de cita, escriba [UBICACIÓN].
Dirección de la ubicación de la cita: ingresa la dirección de ubicación donde se está llevando a cabo la cita. Kalix obtiene esta información del campo de dirección de ubicación en la sección Ubicaciones de la página Detalles de la organización (en Configuración). La ubicación de la cita también debe seleccionarse en el campo de ubicación de la pantalla Editar/Nueva cita (como se muestra a continuación) y se muestra una dirección. Para incluir el nombre de la ubicación en el mensaje de recordatorio de cita, escriba [LOCATIONADDRESS]
Enlace personal para registrarse en la cuenta Nutritionix Track Pro: ingresa el enlace único del cliente para registrarse en su cuenta gratuita de Nutritionix Pro (o vincular su cuenta existente). Ingrese [NUTRITIONIXLINK], Para obtener más información, haga clic aquí.
Enlace de telemedicina: si la cita es virtual (es decir, utilizando la función de telemedicina de Kalix), esta combinación agregará el enlace web seguro y el código de acceso para ingresar a la sesión.
Sus clientes harán clic en el enlace y luego ingresarán el código de acceso para ingresar a la sesión.
Nota: los campos de combinación deben escribirse en mayúsculas rodeadas de corchetes [ ].
Alternativamente, simplemente puede escribir el campo de combinación en la ubicación correcta (utilizando el formato correcto) dentro del mensaje.
Probar mensajes de recordatorio de citas
Le recomendamos que pruebe a fondo los mensajes de recordatorio para comprobar que están configurados correctamente. Para hacer esto, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la página de Recordatorio de cita correspondiente e ingrese un número de teléfono (para SMS y texto a voz) o dirección de correo electrónico (para correo electrónico) al que desea enviar el recordatorio de prueba. Haga clic en el botón de vista previa. Se enviará un mensaje de recordatorio de prueba (para un cliente de prueba llamado Bob) en 10 minutos. Los recordatorios de prueba se pueden enviar de forma gratuita.
Pasos Finales
Una vez que se hayan activado los recordatorios de citas y se hayan configurado sus mensajes de recordatorio, estará listo para comenzar. Los recordatorios de citas se programarán para que se envíen automáticamente después de la creación de una nueva cita. No necesita hacer nada más para que se envíen recordatorios de citas. Sin embargo, hay dos pasos adicionales que debe tener en cuenta para asegurarse de que los recordatorios de citas salgan con éxito.
Introduzca los datos de contacto del cliente y el método de mensajería válidos
El cliente debe tener seleccionado el método de mensajería correcto en su página de Detalles del cliente y un correo electrónico y/o número de teléfono válidos. El método de mensajería de un cliente se establecerá automáticamente en el método de recordatorio predeterminado seleccionado en la página Configuración de mensajería, haga clic aquí para obtener más detalles. Puede cambiar el método de mensajería del cliente del predeterminado, a otra opción en la página Detalles del cliente.
Navegue a la página Detalles del cliente haciendo clic en Clientes en el encabezado superior seguido de Clientes. Localice a su cliente en su lista de clientes y haga clic en su nombre para ver su archivo. En la portada del cliente, haga clic en la sección Detalles para ver la página de detalles. En la página de detalles, desplácese hacia abajo hasta la subsección Detalles de contacto. Seleccione el método de recordatorio deseado en el campo Método de recordatorio.
También es importante que el cliente tenga un correo electrónico válido y / o número de teléfono guardado en sus datos de contacto. Los números de teléfono de contacto deben contener el código de área de su estado.
Nota: Kalix le permite guardar números de teléfono de contacto ilimitados en la página de detalles del cliente. Si guarda varios números para un cliente en particular, Kalix enviará recordatorios automáticos al primer número de teléfono ingresado.
